Gastos de viaje

Esquema del proceso

Previos al viaje –

1. El beneficiario identifica la necesidad de viajar
2. El beneficiario envía la preautorización de viaje por email a DRPT usando el Formulario XXX
3. DRPT notifica al beneficiario de la aprobación
4. El beneficiario reserva viajes (hotel, etc.)

Durante los viajes –

1. El beneficiario conserva los recibos de todos los gastos reembolsables
   1. Cerciórate de obtener un recibo de saldo cero para el hotel
   2. Ten en cuenta los límites de gasto de la GSA
      1. Por ejemplo: Si el hotel incluye desayuno continental, eso se eliminará de tu per diem
      2. Por ejemplo: Si una conferencia incluye comidas, estas se eliminarán de tu per diem

Luego del viaje –

1. El beneficiario presenta una reclamación de reembolso contra la subvención aplicable con toda la documentación de apoyo

Puntos clave:

¡Consulta con DRPT ANTES de viajar! Los PM de DRPT pueden ayudar a responder preguntas y aclarar qué gastos se pueden reembolsar.

Texto del Libro Púrpura

Sección 6.3 – Reembolsos de Viajes 

DRPT reembolsará al personal que viaje por asuntos oficiales o formación directamente relacionada con el proyecto de subvención por gastos razonables y necesarios incurridos. No se permite el uso de fondos de subvenciones para acomodar comodidad, conveniencia y gusto personal. Los gastos de viaje están abiertos al público y deben poder resistir la prueba de la revisión pública. Al planear y pagar los gastos de viaje, los viajeros y los planificadores deben buscar formas de reducir el costo de los desplazamientos. La economía, la prudencia y la necesidad deberían ser las principales prioridades en el proceso de toma de decisiones. 

Para los gastos de viaje relacionados con la formación bajo la Sección 5311 del Programa de Asistencia al Transporte Rural (RTAP) y el Programa de Formación en Pequeñas Ciudades, ver el capítulo 9.0. 

DRPT solo reembolsará los gastos de viaje de acuerdo con y hasta las tarifas aprobadas por el estado y el gobierno federal para alojamiento, kilometraje y por día. AirBnB, Vrbo y otros alquileres reservados a través de otros servicios de vivienda compartida no son gastos de viaje elegibles. The Commonwealth of Virginia uses the tarifas de la Administración de Servicios Generales (GSA) para gastos de alojamiento y comidas e incidentales (M&IE) y la tarifa de kilometraje del IRS. Las tarifas de la GSA generalmente se publican para el año fiscal federal, que va de octubre 1a septiembre 30anualmente. El IRS actualiza la tarifa de kilometraje anualmente el 1de enero Las normas de reembolso de DRPT para gastos de viaje se aplican a toda la financiación estatal y federal gestionada por DRPT, la contrapartida local asociada para esas subvenciones y a los consultores que realizan trabajos que se cobran a las subvenciones. 

Comidas de viaje: El reembolso de comidas solo es válido si se viaja durante la noche. Los gastos de comidas para excursiones el mismo día no son elegibles para reembolso. Los gastos por bebidas alcohólicas no son elegibles para reembolso. Las tarifas de M&IE y los importes de reembolso elegibles de la GSA varían según la época del año, la ubicación, si se proporcionaron o no comidas y los días de viaje. Las tarifas pueden variar desde cuándo se programó el viaje hasta las fechas reales del viaje. Por ello, es importante revisar las tarifas y normas de la GSA para cerciorar de que se emplean las cantidades correctas en la reclamación. DRPT solo reembolsa en función de las tarifas diarias de la GSA. 

Alojamiento: El alojamiento puede ser reembolsado cuando una persona viaja de noche por asuntos oficiales fuera de su zona de trabajo o del área de servicio del programa/proyecto. Verifica con el responsable del programa DRPT asignado por tu agencia para determinar si está permitido el reembolso por viajes nocturnos antes de viajar. Los gastos de alojamiento deben seguir las directrices y tarifas de la GSA y ser razonables y necesarios. Las tasas superiores a las tasas de alojamiento de la GSA, así como los impuestos y tasas asociados a las tarifas más altas, no serán reembolsadas. Cuando la tasa de alojamiento supera la tasa de la GSA, los impuestos y tasas deben ser prorrateados y la recalculación de los gastos de alojamiento debe indicar en la reclamación. Un recibo de la reservación del hotel no es prueba suficiente de que la estancia tuvo lugar. Con la reclamación debe proporcionar un recibo de estancias reales en hotel y el pago recibido. 

Pre-check de viaje: Antes de cerciorar los arreglos de viaje o incurrir en gastos para asistir a conferencias, talleres, formaciones y cualquier cosa que requiera una subvención de pernocta , los beneficiarios deben contactar con su responsable del programa DRPT para una "pre-comprobación" de elegibilidad. El responsable del programa DRPT revisará si el taller, la formación o la conferencia está relacionado con el proyecto de subvención y, por tanto, es un gasto elegible, verificará al personal asistente y luego revisará que los días de viaje previstos sean correctos y válidos. El "pre-cheque" ayuda a garantizar que los beneficiarios de la subvención incurran en gastos de viaje que sean apropiados y elegibles para reembolso.  

Antes de organizar los viajes y asumir gastos, los beneficiarios de la subvención deben enviar a su Gestor del Programa DRPT la siguiente información para "pre-comprobación":  

• Nombre, descripción, lugar y fechas de la conferencia, taller, formación, etc. 
• Los nombres del personal que planea asistir 
• Las fechas de pernoctación para cada asistente 
• Los gastos de alojamiento, incluyendo la tarifa de la habitación, el número de días y los impuestos estimados 
• El cálculo de los gastos por día de comidas para cada día 
• Costo estimado de los billetes de avión, transporte terrestre (tren, colectivo, auto de alquiler), lanzaderas, taxi/Uber/Lyft y tarifas de equipaje  

Esta información puede estimar rápidamente empleando un cuaderno de trabajo de Preautorización aprobado por DRPT. Los responsables del programa DRPT pueden proporcionar este cuaderno de trabajo a petición.